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东北农业大学党政公文处理办法(试行)

2015年10月01日 12:18  点击:[]

第一章    

第一条 为推进学校党政公文处理工作科学化、制度化、规范化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔201214号)、《党政机关公文格式》(GB/T97042012)国家标准和《黑龙江省〈党政机关公文处理工作条例〉实施细则》(黑办发〔201226号),结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法所指学校党政公文(以下简称公文),是指以学校名义制发的公文和上级单位、同级单位、不相隶属单位等以单位名义发给学校的正式公文。

第三条  本办法所指公文处理主要包括发文处理和收文处理。

第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条 党政办公室负责学校公文处理工作,并对各单位公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第六条  学校公文种类主要包括:

(一)决议。适用于学校党代会、教代会等重要会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于学校对重要事项作出决策和部署、奖惩师生员工、变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于学校在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于学校对重要问题提出政策措施。

(五)通知。适用于学校传达上级单位指示,发布要求下属单位执行或者周知的事项;转发上级单位、同级单位和不相隶属单位公文,批转下属单位公文;公布人事任免;印发准则、条例、规定、办法、细则、要点、总结、规划、纲要、计划、方案等。

(六)通报。适用于学校表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。适用于学校向上级单位汇报工作、反映情况,回复上级单位的询问。

(八)请示。适用于学校向上级单位请求指示、批准。

(九)批复。适用于学校答复下属单位的请示事项。

(十)函。适用于学校向同级单位、不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。适用于学校记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

第七条 学校公文主要由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、抄送机关、附件、页码等组成。

(一)学校公文常用发文机关标志主要包括“中共东北农业大学委员会文件”、“中共东北农业大学委员会”、“东北农业大学文件”、“东北农业大学”4种。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,使用小标宋体字,颜色为红色。

(二)学校公文发文字号主要包括“东农党发〔××××〕×号”、“东农校发〔××××〕×号”等14种。发文字号编排在发文机关标志下空两行位置,居中排布。年份和发文顺序号使用阿拉伯数字标注;年份标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与签发人姓名处在同一行。学校公文发文字号由党政办公室统一编排掌握,14种发文字号对应发文机关标志及主要功能如下:

1.东农党发〔××××〕×号,使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志。适用于传达贯彻上级党组织的方针、政策,转发上级党组织的公文,向上级党组织请示、报告工作或答复问题;部署学校党委重要工作,印发学校党委领导重要讲话及规章制度,公布干部任免;批复下属党组织请示、报告等。

2.东农党函〔××××〕×号,使用“中共东北农业大学委员会”发文机关标志。适用于就有关具体事项与同级单位、不相隶属单位党委(党组)商洽工作、征询意见、进行答复;答复下属党组织请示、报告等。

3.东农组字〔××××〕×号,使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志。适用于公布基层党建、党员发展、教育、管理等相关工作通知、安排;基层党组织换届、基层党支部设置、系主任、党支部书记备案等的批复;向上级主管单位请示、报告或答复党的建设工作相关问题等。

4.东农校发〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于转发上级行政机关及有关单位的公文,向上级行政机关及有关单位请示、报告工作或答复问题;部署学校行政重要工作,印发学校行政重要规章制度;批复下属行政单位请示、报告等。

5.东农政函〔××××〕×号,使用“东北农业大学”发文机关标志。适用于向同级单位、不相隶属单位商洽工作、询问事项、请求批准或答复问题等。

6.东农办字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于安排、布置全校性、常规性、综合性事务工作等。

7.东农学字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布本科生奖惩,安排、布置学生工作重要事项;向上级主管单位请示、报告或答复学生工作相关问题等。

8.东农教字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布考试违纪本科生处分,授予本科生学位,安排、布置本科教学工作重要事项;向上级主管单位请示、报告或答复本科教学工作相关问题等。

9.东农科字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申报科研项目、资金及奖励,安排、布置科技工作重要事项;向上级主管单位请示、报告或答复科技工作相关问题等。

10.东农人字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布专业技术职务聘任结果,安排、布置人事工作重要事项;向上级主管单位请示、报告或答复人事工作相关问题等。

11.东农研字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于公布研究生指导教师遴选结果及考试违纪研究生处分,授予研究生学位,安排、布置研究生工作重要事项;向上级主管单位请示、报告或答复研究生工作相关问题等。

12.东农外字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于办理校领导出境访问申请,外国专家及留学生来校访问、学习申请,中外合作办学项目学生成绩认证、学籍证明、资金证明,授予外国留学生学位;向上级主管单位请示、报告或答复外事及留学生工作相关问题等。

13.东农基字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申报基建项目,向上级主管单位请示、报告或答复基建工作相关问题等。

14.东农继字〔××××〕×号,使用“东北农业大学文件”发文机关标志。适用于申请设立网络教育学院校外学习中心,授予成人高等教育学生学位,申请举办各类培训项目;向上级主管单位请示、报告或答复继续教育工作相关问题等。

以学校名义正式开具的委托书、证明等,以及不适合以上14种发文字号的学校公文,可采用“东北农业大学”发文机关标志和“〔××××〕-×”发文字号。

(三)上行文应当标注签发人姓名。签发人为学校党政主要领导或经授权的其他校领导。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空两行位置。“签发人”三字使用3号仿宋体字,签发人姓名使用3号楷体字。

  (四)公文标题一般由“发文机关+事由+文种”构成,使用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,排列时应使用梯形或菱形,不应使用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形。校内发文时,可略去发文机关名称。

  (五)公文的主送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。校内发文时,党发文主送机关一般为“各党委、总支”,校发文主送机关一般为“各学院、部、处、办及直属单位”,党政联合行文时主送机关一般为“各党委、总支,各学院、部、处、办及直属单位”。主送机关编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。

  (六)公文正文使用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空两字,回行顶格。文中结构层次序数依次使用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。公文中的时间、数字、计量单位等不能回行。公文首页必须显示正文。

(七)公文如有附件说明时,应在正文下空一行、左空两字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,应使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.××××××”),附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应与上一行附件名称的首字对齐。

(八)学校党委或行政单独行文时,署“中共东北农业大学委员会”或“东北农业大学”,应在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名;党委、行政联合行文时,应在成文日期之上、以成文日期为准,分两行居中编排发文机关署名,第一行应先署“中共东北农业大学委员会”,下一行再署“东北农业大学”,“东北农业大学”每个字之间应空一字。

(九)成文日期应以签发日期为准。一般应右空四字编排于发文机关署名之下,使用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(十)学校党委或行政单独行文时,分别使用“中共东北农业大学委员会”、“东北农业大学”印章,印章应端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内;党委、行政联合行文时,同时使用“中共东北农业大学委员会”、“东北农业大学”印章,两个印章横向并排,中间留有一字距离空隙,“中共东北农业大学委员会”印章在前,“东北农业大学”印章在后,整体应端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的方法加以解决。

(十一)向上级机关报送的请示、报告等公文,须附注说明联系人、联系电话等,应居左空两字加圆括号编排在成文日期下空一行。

(十二)除主送机关外,还需其他机关执行或知晓公文内容时,可抄送。抄送机关应使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称,使用4号仿宋体字,在公文成文日期页倒数第二行,左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的抄送机关名称首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

(十三)公文如有附件时,应另页编排,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号使用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

(十四)公文页码一般使用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下。公文首页编排但不显示页码。附件与正文一起装订时,页码应连续编排。

第四章  行文规则

第八条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。严格控制公文数量,凡属以下情况,不再制发公文:上级部门已作出明确规定,不需再作出具体部署和要求的;现行公文仍然适用的;对工作开展没有实质性内容、可发可不发的;常规性工作部署和要求的;可通过电话、传真、邮件、校园网、办公系统等方式有效办理的。

第九条  原则上学校党委和行政应当分别行文。涉及面广的重要事项,学校党委与行政可联合行文,使用“中共东北农业大学委员会文件”发文机关标志和“东农党发〔××××〕×号”发文字号

第十条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

第十一条  向上级单位行文,应当遵循以下规则:

(一)原则上主送一个上级单位,根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位,不抄送下级单位。

(二)属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

(三)请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

(四)除上级单位负责人直接交办事项外,不得以学校名义向上级单位负责人报送公文,不得以学校负责人名义向上级单位报送公文。

第五章  发文处理

第十二条 发文处理是指以学校名义制发公文的过程。包括起草、审核、签发、复核、登记、印制、用印、核发、归档等程序。

第十三条综合性学校公文由党政办公室负责组织有关单位起草。单一业务性学校公文由业务归属单位起草。对于涉及多个单位职权范围的学校公文,由牵头起草单位会同有关单位共同协商起草。公文起草应做到:

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策,完整准确体现学校发文意图,并与现行上级和学校有关政策相衔接。

(二)一切从学校实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)严格控制公文篇幅,大力倡导“短实新”文风,公文的内容要简洁,主题要突出,观点要鲜明,结构要严谨,表述要准确,文字要精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)起草单位主要负责人应主持、指导重要公文起草工作。

第十四条  公文文稿起草后,起草单位应填写发文审批单,起草人应签字,起草单位主要负责人应签署意见。涉及多个单位职权范围的公文,牵头起草单位须请所涉单位主要负责人签署会签意见。填写完发文审批单后,起草人应将公文文稿电子版、纸介版及审批单送党政办公室发文办理人员初审;初审通过后,由党政办公室分管领导审核并签字。公文审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策;是否完整准确体现发文机关意图;是否同现行上级和学校有关政策相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及多个单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

经审核不宜发文的公文文稿,由党政办公室退回起草单位并说明理由;符合发文条件但不符合公文格式或行文规则、内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改并经单位主要负责人审核签字后重新报送。

第十五条  公文审核后,由党政办公室报学校领导审批签发。党发公文由党委书记签发,校发公文由校长签发,党政联合公文由党委书记签发,其他公文由分管校领导签发。重要公文在学校党政主要领导签发前,分管校领导应在审批单上签署意见。签发人如对公文文稿有重大修改意见,党政办公室应及时反馈起草单位。起草单位按照意见修改后,再由党政办公室报签发人签发。签发人因故不能及时签发公文时,可授权委托其他校领导代签,或由党政办公室请示其同意后,再进行补签。签发人签发公文时,应在发文审批单签署意见、姓名和完整日期;只签名者,视为同意。

第十六条  已经签发的公文,党政办公室发文办理人员应在印发前对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。复核无误后,再进行登记、印制、用印。正式分发前,要对公文的用印、印刷等情况再进行检查。

第十七条 学校积极推进数字化校园建设,待条件成熟后,凡可通过政务平台向校内各单位发送的公文,不再印发纸质公文。

第十八条  发文办理完毕,须归档的公文,应按学校档案管理有关规定及时归档。学校向上级单位报送的请示如有批复,须一同归档。有关单位如收到上级单位对学校请示的批复,应及时交送党政办公室。

第十九条  凡属被撤销的公文,视为自始无效;凡属被废止的公文,视为被废止之日起失效。

第六章  收文处理

第二十条  收文处理是指学校对外来公文的处理过程。外来公文是指上级单位、同级单位、不相隶属单位等以单位名义发给学校的正式公文。收文处理包括签收、登记、拟办、批办、承办、传阅、催办、归档、清退、销毁等程序。

第二十一条  学校各单位收到的外来公文,除可自行处理的事务性工作、会议通知等外,应及时送交党政办公室。党政办公室收文后,办公室文书应及时对收文编号、登记,填写文件批办单,并送党政办公室负责人及时拟办。

第二十二条  公文拟办时,拟办人应根据公文内容、要求,结合学校领导分工,签署拟办意见,送相关学校领导批办;可由相关单位自行处理的事务性工作,应直接转有关单位办理。

第二十三条  公文批办时,批办人应明确签署意见、姓名和批办日期。对需学校贯彻、落实、办理的公文,应明确公文的承办单位,如涉及多个承办单位,应明确牵头主办单位。

第二十四条 公文承办时,承办单位应及时按公文要求和批办意见办理,不得延误、推诿。紧急公文应在公文规定的时限内办理完毕,确有困难的应及时向发文单位或批办人说明情况。承办过程中,如有涉及其他单位职权范围的事项,应主动与相关单位协商,如有分歧且无法取得一致意见时报请学校处理。

第二十五条  公文传阅应严格履行登记签收手续,不得漏传、误传、延误,并随时掌握公文去向。各承办单位不得自行横向传阅,不得长期滞留公文,一般应在阅后三日内退还党政办公室。因特殊情况不能及时退还,应及时通知党政办公室并说明理由。密级公文应在办公室阅办。

第二十六条  紧急公文或重要公文,党政办公室可根据批办人授权,督促承办单位按期办结,并及时向批办人汇报办结情况。

第二十七条  收文办理完毕后,须归档的公文,应按照上级和学校档案管理有关规定及时归档,个人不得保存须归档的公文。须清退的公文,应按照发文单位要求及时清退。无归档和存查价值的公文,经鉴别和党政办公室分管领导批准后可销毁。

第二十八条  绝密级公文和密码电报不得复制。机密级、秘密级公文原则上不准复制,确因工作需要,须经学校党政主要负责人批准,由党政办公室登记、备案、复制。使用完毕后,须及时退还党政办公室按相关保密规定销毁。

第七章    

第二十九条 学校下属各单位应高度重视学校公文处理工作,并配备专兼职人员负责此项工作。

第三十条 校纪委、校工会和校团委的公文处理工作,按照本系统的要求,参照本办法执行。黑龙江省乳品工业技术开发中心、黑龙江省大豆技术开发中心、黑龙江省纺织工业研究所的公文处理工作,参照本办法执行。

第三十一条  本办法由学校党政办公室负责解释。

第三十二条  本办法自印发之日起施行,原《东北农业大学行政公文处理办法》(东农校发〔200424号)同时废止。

东农党发〔20141

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