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东北农业大学人事档案管理办法

2015年10月01日 12:25  点击:[]

第一章    

第一条  为加强我校人事档案工作,有效保护和利用档案,使人事档案更好为组织人事工作服务,根据中共中央组织部、国家档案局《干部档案工作条例》(组通字〔199113号)、中共中央组织部《干部人事档案材料收集归档规定》(中组发〔200912号)、黑龙江省委组织部《关于认真执行<干部人事档案管理工作制度>及启用新的登记薄的通知》(黑组通字〔200237号)、《干部人事档案管理工作细则》(黑组通字〔199844号)等文件精神,结合我校人事档案管理工作实际,特制定本办法。

第二条  人事档案工作是学校组织、人事工作的一个重要环节,也是学校档案工作的重要组成部分,由学校分管档案工作的领导统一领导,由学校档案馆负责集中统一管理,在业务工作上档案馆人事档案管理部门接受校组织部、人事处和上级组织人事部门、档案部门的指导。

第三条  校档案馆人事档案管理部门工作职责

(一)依法管理干部人事档案,为国家积累档案史料。

(二)及时收集、鉴别和整理干部人事档案材料。

(三)按规定办理干部人事档案的查阅(借阅)和转递事项。

(四)及时登记干部职务、工资的变动情况。

(五)积极为上级党委和有关部门提供干部情况。

(六)全力做好干部人事档案的安全、保密、保管与保护工作。

(七)经常调查研究干部人事档案工作的新情况,结合实际制定、完善规章,加强业务指导工作。

(八)建立和不断完善干部人事档案的信息库,大力推广、应用干部人事档案现代管理方法和技术,逐步实现干部人事档案管理现代化。

(九)定期清理死亡5年以上干部人事档案并在档案馆内单独存放管理。

(十)办理领导交办的其他事项。

第四条 人事档案工作具有较强的保密性,人事档案管理人员应由具有较强的政治思想素质和业务素质的中共党员干部担任,必须贯彻执行党和国家有关档案保密法规和制度,坚持人事档案的真实性、完整性、机密性,严密保管,确保人事档案的完整与安全。

第五条  学校党政工作部门的负责人是本单位人事档案工作的第一责任人,党政工作人员根据所承担的工作职责均负有相应的人事档案材料制作、收集、归档职责。学校人事档案归档工作建立人事档案联络员制度,组织部和人事处的各科室,宣传统战部、纪检监察办公室、审计处、科学技术处、合作共建与技术转移中心、研究生部、学生工作处、校团委、教务处、继续教育中心、校工会各设立1名人事档案联络员,由科级干部担任,人员名单在档案馆人事档案管理部门备案。人事档案联络员负责本单位与人事档案管理部门在业务上的沟通和联络,督促、协助本单位人员按时做好人事档案材料的鉴别、检查和归档工作。

第二章  档案材料的收集与归档

第六条 归档材料的范围

(一)履历材料:履历表和属于履历性质的登记表等材料。

(二)自传材料:自传和属于自传性质的材料。

(三)报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。

(四)考察、考核、鉴定材料:考察材料;在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料,年度考核登记表,援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。

(五)审计材料:经济责任审计结果报告。

(六)学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表,入学考试各科成绩表,研究生推免生登记表,专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表,学习成绩表、毕业生登记表,授予学位的材料,毕业证书、学位证书复印件,党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。

(七)培训材料:为期2个月以上的培训(学习进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。

(八)职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。

(九)评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表,聘任专业技术职务审批表等材料。

(十)反映科研学术水平的材料:当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料,业务考核材料;创造发明、科研成果鉴定材料,著作、译著和有重大影响的论文目录。

(十一)政审材料:上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料;各类政审表。

(十二)更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料:个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。

(十三)党、团组织建设工作中形成的材料:

1.中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见,党员登记表,党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退档、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料。

2.中国共产主义青年团入团志愿书。

3.加入或退出民主党派的材料。

(十四)表彰奖励材料:县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料;撤销奖励的有关材料等。(没有审批表的,组织申报部门收集证书复印件,和文件相互印证后,复印件上加盖组织人事部门公章或发证单位公章,存档)

(十五)涉纪涉法材料:处分决定,免予处分的意见,上级批复,核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料,本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁定书;公安机关做出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。

(十六)招录、聘用材料:录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料,选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表,招工审批表;取消录用、解聘材料。

(十七)任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料:干部任免审批表及相应考察材料;干部适用期满审批表;公务员登记表,参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表,干部调动审批材料;援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表;授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表;军人转业(复员)审批表;退(离)休审批表等材料。

(十八)辞职、辞退、罢免材料:自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定材料,责令辞职的决定,对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;辞退公务员审批表、辞退决定材料;罢免材料。

(十九)工资、待遇材料:新增人员工资审批表、转正定级审批表,工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表,工资停发(恢复)通知单;享受政府特贴的材料;解决待遇问题的审批材料。

(二十)出国(境)材料:因公出国(境)审批表,在国(境)外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。

(二十一)党代会、人代会、政协会议,人民团体和群众团体代表会议,民主党派代表会议形成的材料:委员当选通知或证明材料,委员简历;代表登记表等。

(二十二)健康检查和处理工伤事故材料:录用体检表,反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书,确定致残登记的材料。

(二十三)治丧材料:生平,非正常死亡调查报告等材料。

(二十四)干部人事档案报送、审核工作材料:干部人事档案报送单;干部人事档案有关情况说明等材料。

(二十五)其他材料:毕业生就业报到证(派遣证),人事争议仲裁裁决书(调解书),公务员申诉处理决定书(在申诉处理决定书、复核决定),再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。

第七条归档材料要求

(一)归档的材料必须是办理完毕、对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备的材料。

1.凡规定由组织审查盖章的归档材料,须有组织印章;审(复)查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字,本人见面后未签字的应由组织注明。

2.《干部履历表》应逐项填写,所填信息真实准确,须有照片、本人签名、填表时间和组织印章。

3.《干部任免审批表》应按规定逐项填写,注明任免职务的批准机关、批准时间和文号,加盖组织印章。

4.干部考察材料须有形成材料的单位(或考察人)和时间。

(二)成套材料必须头尾完整。

(三)归档材料填写不规范,手续不完备,或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的,材料形成部门应当重新制作,补办手续,或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。

(四)归档材料一般应为原件,证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制时间,加盖材料制作单位公章或组织人事部门公章。外文材料应有翻译件,经组织人事部门核实签字、加盖公章后归档。

(五)干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米,宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20-25毫米装订边,字迹材料应当符合档案保护要求。为便于档案材料的装订,我校形成的干部档案材料若使用A4型公文用纸,上下应各留出20毫米以上、右边应留出30毫米以上的空白。

文字须是打印、铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外,一般不得用复印件代替原件存档。

第八条 人事档案材料的归档时间

(一)职称晋升、干部任免审批表、退休人员审批表、工资变动审批表、考核材料等档案材料,每年两次归档,上半年形成的材料当年9月底之前移交档案馆,下半年形成的材料于次年3月底之前移交归档。

(二)死亡人员通知单,于当年12月底之前移交档案馆。

(三)调离学校人员的工资变动、职称晋升等归档材料,在调离之前移交档案馆。

(四)其他材料在材料形成(办理完毕)后一个月内移交档案馆。

第九条人事档案材料的移交

(一)人事档案管理部门对即将移交归档的档案材料要进行认真的鉴别、审核,对不符合归档范围和要求的档案材料不接收、不归档,移交部门要对不符合要求的档案材料及时更换或补办手续。

(二)对符合要求的档案材料,由归档部门填写《接收人事档案材料登记薄》,归档部门与人事档案管理部门逐一核对无误后双方签字。

(三)人事档案管理部门要将审验合格的干部人事档案材料及时装入本人档案盒内。

第十条校内各有关单位收集归档材料范围和责任

档案馆根据本办法第六条干部人事档案材料归档范围和各单位职能,对各类材料收集归档任务进行分解,制定东北农业大学各单位人事档案材料归档范围表,分发各单位。各单位根据本单位的归档范围,将档案材料的制作、收集、归档任务落实到具体人,并责成本单位档案联络员或具体责任人,按照本办法第七条和第八条的规定,及时向档案馆干部人事档案管理部门归档。

东北农业大学各单位人事档案材料归档范围表中未尽事宜,由档案馆与相关单位沟通确定。

第三章  档案材料的分类与整理

第十一条  按照中共中央组织部《干部档案工作条例》,人事档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成:第一类,履历材料;第二类,自传及属于自传性质的材料;第三类,鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料;第四类,学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料;第五类,政审材料;第六类,加入党团的材料;第七类,奖励(包括科技和业务奖励)材料;第八类,干部违反党纪、政纪、国法等材料;第九类,工资、定级、待遇审批材料,干部任免、录用、聘用审批材料,退()休审批表,军衔、军队转业审批材料,出国、出境审批材料,党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表;第十类,其他可供组织参考有保存价值的材料。

第十二条  我校省管干部档案正本由省委组织部保管,副本由本校保管。干部档案副本内容是由正本的以下类别主要材料的重复件或复印件构成:第一类的近期履历材料;第三类的主要鉴定,干部考核材料;第四类的学历、学位,评聘专业技术职务的材料;第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;第七类的奖励材料;第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。其他类别如有重复的材料,也可归入副本。

第十三条根据省委组织部2010年编印的《干部人事档案工作实用手册》中关于干部人事档案材料的分类与排序的规定,对人事档案材料进行具体的分类与排序。

第十四条  归档材料按照中共中央组织部《干部档案整理工作细则》的规定进行整理加工。

(一)目录清楚,无粘贴涂改,目录与材料相符,填写材料形成时间无误,页码计算准确。

(二)加工合理,对破损、卷角、折皱和大于或小于16开的材料进行裱糊、压平、折叠和裁剪,拆除档案材料中的金属物。

(三)装订整齐,档案材料装订要表面平整、无脱页漏装、无损坏文字的材料。

(四)档案装具使用中共中央组织部规定的新型干部档案卷夹。在卷夹上标识档案人姓名、档案号等信息。

第十五条  人事档案整理装订成卷后,必须进行认真细致的检查,经验收合格后,方能入库。

第十六条人事档案管理部门要将日常整理与集中整理相结合,普遍整理与个别整理相结合,添加归档的零散材料一般应每2年集中装订整理一次。

第四章  人事档案的查阅与利用

第十七条  查阅范围

(一)凡涉及干部考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、组织处理、案件审理、出国(境)审查、调整工资、评定职称、确定福利(职级)待遇,以及更改姓名、入党时间、参加工作时间,办理退(离)休手续,治丧等工作,可以查阅干部人事档案。

(二)与他人案件有密切联系,而本人已经死亡或因病不能口述、书写,无法直接提供情况,以及其他特殊原因,须通过其档案取得证明材料的,可以查阅干部人事档案的履历和自传等档案材料。

(三)编写党史、军史、人物传记、地方志、组织史、革命斗争史等,需要了解当事人的经历和社会实践情况,而当事人已经死亡或因年迈丧失记忆、有病不能口述、书写的,可查阅其履历和自传等档案材料。

第十八条  查阅手续

(一)查阅干部人事档案,须由查阅单位填写《查阅干部人事档案审批表》,按照干部管理权限办理审批手续。

(二)查阅省管干部档案副本,需经学校党委书记签署意见。

(三)非组织、人事部门查阅现职副处以上干部档案,需经党委组织部部长签署意见。

(四)组织人事部门因工作需要查阅档案,需经组织人事部门领导或科室负责人签署意见。

(五)校内各单位查阅本单位人员的档案应由校内二级党组织或校部机关、直属单位,按批准权限,凭领导签字的审批表查阅。

(六)校外单位查阅人事档案,应事先联系,征得同意后,凭单位介绍信和查阅者工作证,填写《查阅干部档案审批表》,在组织、人事部门或者司法、国家安全、纪检监察的校内对口职能部门办理查阅审批手续后查阅相关内容。

第十九条  借阅人事档案的规定

(一)人事档案原则上不得借出档案馆,确因工作需要借用时要说明理由,并严格按规定程序办理借阅手续。下列情况,可酌情借阅。

1.干部审查部门对干部本人历史问题进行复查,靠查阅一时解决不了问题的。

2.上级干部部门进行任免、调动、考察等工作,需要审查干部本人档案的。

3.人事处办理职称晋升、职工退休审批等手续,上级部门需查阅本人档案的。

4.其他特殊情况。

(二)借阅手续

借阅人事档案,需由借阅单位填写《借阅干部人事档案审批表》,借阅省管干部档案副本由校党委书记签署意见,借阅其他人事档案由组织部长或人事处长签署意见,经档案馆人事档案管理部门核实,严格办理登记手续后,方可借出。

第二十条  查(借)阅注意事项

(一)不准电话查询档案内容。需要查阅时,查阅单位要填写《审批表》,派12名中共正式党员干部,携带本人工作证(工作证须与《审批表》所填查阅人相符),到档案管理部门查阅。不准凭借调查证明材料介绍信或行政介绍信查阅人事档案。

(二)人事档案管理部门须按规定提供档案材料。教职工直系亲属因参加工作、升学、参军、入党、入团进行政治审查,需要了解干部本人情况的,不得查阅教职工本人档案,所需证明材料由干部所在单位党组织予以提供。

教职工需要成绩、学历证明、教职工及其直系亲属需要教职工履历材料证明,须说明用途,人事档案部门在确认来人身份后予以出具相关材料的复制件,来人不得查阅教职工本人档案。

(三)阅档人员必须严格遵守保密制度和阅档规定,不准泄露或擅自公布档案内容,严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、增添、撤换档案材料,如发现材料有遗失、损坏等情况,应及时报告档案管理部门,以便采取措施妥善处理。

(四)任何人不准查(借)阅本人及其直系亲属的档案,也不得以个人名义查阅其他干部档案。除专门工作需要和有专门规定之外,一般情况下,下级不得查阅上级领导的档案。

(五)未经同意,任何查(借)阅档案的单位或个人,不得随意摘录、复制(拍摄)档案内容。因工作需要从档案中取证的,必须请示组织人事部门审查批准后才能摘录、复制(拍摄),摘录、复制(拍摄)的档案材料必须保密,用毕交回组织人事部门销毁。

(六)借阅档案须在规定的时间内返还,时间一般不得超过一周,最长不准超过半个月。借阅期间,须将档案设专人、专柜保管,不得擅自转借他人,或将档案带入公共场所,以防档案损坏或丢失。

(七)对违反查(借)阅规定,造成一定后果的,应视情节轻重,予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私或利用档案材料营私舞弊者,要依据《中华人民共和国档案法》严肃处理。

第二十一条 档案归还时,工作人员应对案卷的数量和卷内文件情况仔细清点,检查无误后方可注销。

第五章  人事档案的接收与转递

第二十二条人事档案的接收

(一)校人事处接收新进校教工档案后,须对档案材料进行认真审核,发现缺少材料的应及时联系本人或来档单位补充,对存在档案材料手续不健全等问题的档案可将档案退回来档单位,积极联系来档单位尽快补齐,并在限定的时限内转回。

(二)校人事处在对所接收的干部人事档案认真核对无误后,应尽快将签名盖章的回执退回。

(三)新进校教工档案应在教工各种进校手续办理完毕后一个月内移交人事档案管理部门。移交人事档案,由移交部门填写《接收人事档案登记薄》,双方核对无误后办理移交。

(四)人事档案部门接收档案后,应尽快对其进行规范化整理,在整理过程中如发现缺少档案材料或档案材料手续不健全等问题,应及时进行登记并将情况反馈人事处,由人事处负责联系来档单位或教工本人补充完善。

第二十三条人事档案的转递

(一)人事档案管理部门根据校人事处开具的档案转递通知转出人事档案。在档案转出时,要认真清点档案全部材料,按规定装订,不得扣留材料或分批转出。

(二)转出档案要严密包封,由机要转递或组织人事部门派专人取送。

(三)对逾期一个月未退回回执者,人事档案管理部门应及时催要,以防档案丢失。

第六章 人事档案的保管与保护

第二十四条  档案馆人事档案管理部门对所管人事档案,应逐个编号登记,对新调入人员的档案进库要及时登记,对调出人员的档案出库要及时注销,做到检查核对常态化,发现问题及时解决。

第二十五条  为确保人事档案的安全,档案必须存放在专用档案库房中,严禁任何个人私自保存人事档案。

第二十六条 加强人事档案的保护,库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防强光、防高温等设施应齐全并经常检查,保持库内的清洁和适宜的温、湿度,严禁烟、火,严禁无关人员进入档案库房。按照中央组织部目标管理的要求做到“四室分开”,即库房、办公室、阅档室和整理装订室按功能要求布局。

第七章 附  

第二十七条本办法自印发之日起执行,原《东北农业大学人事档案管理暂行规定》(东农校发〔200710号)同时废止。

第二十八条 本办法由档案馆负责解释。

东农档字〔20113

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